Lizenzbedingungen

1. Geltungsbereich

Diese Bedingungen gelten für die Überlassung der Software easydocketing (im Folgenden „Software“) durch die Proofbox GmbH, Oberweng 86, 4582 Spital am Pyhrn, Österreich (im Folgenden „Proofbox“), an Unternehmer im Sinne des § 1 KSchG, insbesondere Unternehmen und Kanzleien (im Folgenden „Kunde“). Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern erfolgt nicht.

Abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsinhalt, auch wenn Proofbox ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.

2. Vertragsgegenstand

Die Software dient der Erfassung, Berechnung und Übersicht von Fristen, Verfahrensständen und Kosten in Patentportfolios. Sie wird als lokal installierbare Anwendung oder als von Proofbox betriebener Cloud-Container (im Folgenden „Cloud-Variante“) überlassen.

Das Paket „Manuell“ (Verwaltung von Familien und Anmeldungen ohne Begrenzung, manuelle Erfassung von Ereignissen und Fristen, interne Vorfrist, Notizen, Archiv, Export) ist ohne Lizenz und unentgeltlich nutzbar (im Folgenden „freie Nutzung“). Das Paket „Automatisiert“ (eine Datenquelle, Auswertung durch ein Sprachmodell, Fristen-Engine mit amtlichen Kalendern, aufgelaufene Kosten) und das Paket „Corporate“ (zusätzlich Kostenprognose, nächste anstehende Kosten, Gruppen und Rollen) setzen eine entgeltliche Lizenz im Abonnement voraus (im Folgenden „Lizenz“).

Der jeweilige Funktionsumfang, die unterstützten Ämter und Verfahren sowie die Betriebsart ergeben sich aus dem Angebot und der Produktbeschreibung zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Proofbox entwickelt die Software laufend weiter; ein Anspruch auf bestimmte künftige Funktionen besteht nicht, sofern nicht ausdrücklich zugesagt.

3. Vertragsschluss

Die Darstellung der Software auf der Website ist kein verbindliches Angebot. Für die freie Nutzung kommt der Vertrag mit der Installation und Nutzung der Software zu diesen Bedingungen zustande. Für eine Lizenz kommt der Vertrag durch die Annahme des Angebots von Proofbox durch den Kunden oder durch die Bereitstellung eines Lizenzschlüssels zustande. Ein Testzeitraum kann vereinbart werden; für ihn gelten diese Bedingungen sinngemäß.

4. Lizenz

Proofbox räumt dem Kunden das nicht ausschließliche, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht ein, die Software für eigene betriebliche Zwecke zu nutzen; im Rahmen der freien Nutzung zeitlich unbefristet im Umfang des Pakets „Manuell“, im Rahmen einer Lizenz für die Vertragslaufzeit im vereinbarten Umfang (Paket, Anzahl der Benutzer, Betriebsart).

Nicht gestattet sind insbesondere die Weitergabe des Lizenzschlüssels an Dritte, die Umgehung der Lizenzprüfung oder der Signaturprüfung von Paketen, das Rückentwickeln der Software über das gesetzlich zulässige Maß hinaus sowie die Nutzung zur Bereitstellung von Dienstleistungen für Dritte ohne Zustimmung von Proofbox.

Die Software ruft signierte Regel-, Kalender- und Gebührenpakete vom Update-Server von Proofbox ab und prüft bei einer Lizenz deren Gültigkeit. Dabei werden ausschließlich der Lizenzschlüssel (sofern vorhanden) und die Versionsnummer der Software übertragen. Bleibt die Verbindung aus, laufen lizenzierte Funktionen 30 Tage uneingeschränkt weiter.

5. Fristenkontrolle und Verantwortung des Kunden

Die Software ist ein Hilfsmittel. Sie ersetzt weder die eigene Fristenkontrolle des Kunden noch die fachliche Prüfung durch qualifizierte Personen. Der Kunde bleibt für die Überwachung und Einhaltung sämtlicher Fristen sowie für alle Verfahrenshandlungen allein verantwortlich.

Von der Software vorgeschlagene Daten aus Dokumenten (insbesondere durch ein Sprachmodell extrahierte Ereignisse, Nummern und Parteien) sind Vorschläge und werden erst durch Bestätigung des Kunden wirksam. Der Kunde ist verpflichtet, Vorschläge vor der Bestätigung anhand des Originaldokuments zu prüfen.

Berechnete Fristen beruhen auf den vom Kunden bestätigten Ereignissen, den zum Zeitpunkt der Berechnung geltenden Regelpaketen und den verfügbaren amtlichen Kalendern. Die Software weist Fristen mit Fundstelle und Rechenweg aus und kennzeichnet Unsicherheiten (etwa noch nicht veröffentlichte Schließtage). Der Kunde hat diese Hinweise zu beachten und Fristen, die für ihn wesentlich sind, eigenständig zu verifizieren.

Proofbox erbringt keine Rechtsberatung und keine Vertretung vor Ämtern. Durch die Nutzung der Software entsteht kein Mandats-, Beratungs- oder Vertretungsverhältnis.

6. Regelpakete, Kalender und Aktualisierungen

Fristenregeln, Schließtage und Gebührentabellen werden als signierte Pakete über den Update-Server bereitgestellt. Proofbox pflegt diese Pakete mit angemessener Sorgfalt anhand der Veröffentlichungen der jeweiligen Ämter und Organisationen und kennzeichnet Änderungen der zugrunde liegenden Rechtstexte.

Proofbox schuldet die Bereitstellung der Pakete während der Vertragslaufzeit, nicht jedoch die lückenlose und sofortige Abbildung jeder Rechts- oder Gebührenänderung. Amtliche Veröffentlichungen gehen den Paketen in jedem Fall vor.

Proofbox stellt Aktualisierungen der Software bereit. Der Kunde ist gehalten, Aktualisierungen zeitnah einzuspielen; für Mängel, die auf der Nutzung veralteter Versionen beruhen, haftet Proofbox nicht.

7. KI-Funktionen und Dienste Dritter

Die Software kann zum Lesen von Dokumenten ein Sprachmodell nutzen. Der Kunde wählt, ob und welches Modell verwendet wird: kein Modell, ein Modell im eigenen Netz oder ein Modell eines Cloud-Anbieters mit eigenem API-Schlüssel. Der Vertrag mit einem Cloud-Anbieter besteht ausschließlich zwischen dem Kunden und dem Anbieter; der Kunde ist für die datenschutzrechtliche Zulässigkeit der Übermittlung verantwortlich.

Ergebnisse eines Sprachmodells können unvollständig oder fehlerhaft sein. Die Software verwirft Angaben ohne wörtlichen Beleg im Dokument und berechnet Fristen nie durch das Sprachmodell; dennoch bleibt die Prüfung durch den Kunden nach Punkt 5 erforderlich.

8. Vergütung und Zahlung

Die freie Nutzung ist unentgeltlich. Die Vergütung für eine Lizenz ergibt sich aus dem Angebot. Sie ist, sofern nichts anderes vereinbart ist, jährlich im Voraus fällig und binnen 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zu zahlen. Alle Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Verzugszinsen; Proofbox kann die lizenzierten Funktionen nach Mahnung mit angemessener Nachfrist bis zur Zahlung abschalten.

9. Laufzeit und Beendigung

Eine Lizenz läuft für die vereinbarte Laufzeit, mangels Vereinbarung zwölf Monate, und verlängert sich jeweils um dieselbe Laufzeit, wenn sie nicht von einer Seite spätestens einen Monat vor Ablauf schriftlich gekündigt wird. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Die freie Nutzung kann der Kunde jederzeit durch Deinstallation beenden; Proofbox kann sie mit einer Frist von drei Monaten einstellen, wobei bereits installierte Versionen weiter genutzt werden dürfen.

Nach Ablauf einer Lizenz fällt die Software auf das Paket „Manuell“ zurück. Der Kunde kann seine Daten weiterhin einsehen, bearbeiten und jederzeit als CSV und JSON exportieren. Bei der Cloud-Variante stellt Proofbox die Daten auf Verlangen für 90 Tage nach Vertragsende zum Export bereit und löscht sie danach.

10. Daten des Kunden

Alle vom Kunden erfassten oder eingelesenen Daten bleiben im Eigentum des Kunden. Bei lokaler Installation liegen sie ausschließlich beim Kunden; Proofbox hat keinen Zugriff und keine Sicherungspflicht. Der Kunde ist für Datensicherungen verantwortlich.

Bei der Cloud-Variante verarbeitet Proofbox die Daten ausschließlich im Auftrag des Kunden. Die Parteien schließen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Proofbox sichert die Daten regelmäßig und setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein.

11. Gewährleistung

Für eine Lizenz gewährleistet Proofbox, dass die Software im Wesentlichen die in der Produktbeschreibung genannten Funktionen erbringt. Mängel sind Proofbox unverzüglich und nachvollziehbar zu melden. Proofbox behebt Mängel nach Wahl durch Nachbesserung oder Umgehungslösung innerhalb angemessener Frist. Schlägt die Mängelbehebung wiederholt fehl, kann der Kunde eine angemessene Minderung verlangen oder den Vertrag kündigen.

Die freie Nutzung wird unentgeltlich und ohne Gewährleistung überlassen; Proofbox bemüht sich dennoch, gemeldete Mängel zu beheben. Keine Gewährleistung besteht für Mängel, die auf unsachgemäßer Nutzung, Änderungen durch den Kunden, fehlerhaften Eingaben, veralteten Versionen oder auf Diensten Dritter (insbesondere Sprachmodellen) beruhen. § 924 ABGB (Vermutung der Mangelhaftigkeit) ist ausgeschlossen.

12. Haftung

Proofbox haftet für Schäden nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ist ausgeschlossen, ausgenommen Personenschäden.

Die Haftung für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden, Folgeschäden und reine Vermögensschäden ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig. Dies gilt insbesondere für Nachteile aus versäumten Fristen, aus dem Verlust von Schutzrechten oder aus Handlungen, die auf von der Software berechneten, vorgeschlagenen oder angezeigten Daten beruhen, da die Verantwortung für die Fristenkontrolle nach Punkt 5 beim Kunden liegt.

In jedem Fall ist die Haftung von Proofbox je Vertragsjahr auf die Summe der in diesem Vertragsjahr vom Kunden gezahlten Vergütung beschränkt; bei freier Nutzung ist die Haftung auf Vorsatz beschränkt. Schadenersatzansprüche sind binnen sechs Monaten ab Kenntnis gerichtlich geltend zu machen.

Die Regelungen dieses Punktes gelten auch zugunsten der Organe, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen von Proofbox.

13. Vertraulichkeit

Die Parteien behandeln alle im Rahmen des Vertrags erlangten Informationen der anderen Seite vertraulich, insbesondere Inhalte von Akten, Dokumenten und Erfindungen des Kunden sowie den Quellcode und die Lizenzmechanik der Software. Diese Pflicht besteht über das Vertragsende hinaus fort.

14. Schlussbestimmungen

Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts und der Verweisungsnormen des internationalen Privatrechts. Erfüllungsort ist der Sitz von Proofbox. Für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist das sachlich zuständige Gericht am Sitz von Proofbox ausschließlich zuständig.

Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Schriftform; E-Mail genügt. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt; an die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine wirksame, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

Proofbox kann diese Bedingungen mit Wirkung für die nächste Vertragsperiode ändern. Änderungen werden dem Kunden mindestens zwei Monate vor Wirksamwerden mitgeteilt; widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden, gelten sie als angenommen. Auf diese Folge wird in der Mitteilung hingewiesen.